1. Antes de solicitar documentos
Antes de encaminhar uma solicitação à Secretaria Geral, à Seção de Pessoal ou a outro setor do IGC, o servidor deverá realizar uma busca prévia nos meios disponíveis.
Recomenda-se verificar:
- arquivos pessoais físicos e digitais;
- e-mails antigos, inclusive aqueles utilizados no período da atividade;
- documentos anteriormente encaminhados pelo IGC;
- sistemas institucionais indicados nesta página;
- portarias, atas, boletins, certificados, relatórios e demais documentos oficiais que já possam comprovar a atividade.
A Secretaria Geral costuma encaminhar aos interessados, por e-mail ou mediante entrega pessoal, cópia dos documentos expedidos. Por isso, é possível que o documento procurado já tenha sido recebido anteriormente.
A Secretaria Geral também realizou levantamento dos registros existentes em seus arquivos referentes aos TAEs do IGC. A relação de documentos localizados deve ser conferida pelo interessado antes da apresentação de novo pedido.
Devem ser solicitados à Secretaria Geral somente os documentos que efetivamente ainda não tenham sido localizados.
Importante: se a atividade já estiver comprovada por portaria, ata, boletim, certificado, relatório ou outro documento institucional que contenha as informações necessárias, não é preciso solicitar uma nova declaração apenas para reproduzir o mesmo conteúdo.
Consulte aqui as portarias disponíveis na Secretaria Geral
Consulte aqui o histórico de representação dos TAEs em Comissões e Órgãos Colegiados do IGC
Consulte aqui a relação de servidores homenageados em Colações de Grau
Consulte aqui os ofícios de indicação de substitutos eventuais anteriores a 2020
2. Análise e enquadramento no RSC
A Secretaria Geral e a Seção de Pessoal não realizam análise de enquadramento ou pontuação das atividades nos critérios do RSC-PCCTAE.
Cabe ao servidor selecionar as atividades e os documentos que pretende apresentar. A análise do enquadramento e da respectiva pontuação compete à Comissão responsável pelo RSC.
A atuação da Secretaria Geral está relacionada à localização de documentos sob sua guarda e à emissão de declarações referentes a atividades que possam ser verificadas institucionalmente.
3. Onde localizar documentos
– Sistema Minhas Declarações
Acesso: Minha UFMG → Sistemas → Aplicações Administrativas → Minhas Declarações
O sistema permite consultar registros relativos à atuação em concursos, processos seletivos e a utilização dos sistemas estruturantes SIAPE, SIAPENET e SIGEPE.
– SouGov – Assentamento Funcional Digital
No SouGov, utilize a lupa/campo de busca e pesquise por: Assentamento Funcional Digital
Nesse ambiente podem estar disponíveis documentos da vida funcional, como:
- portarias;
- atos de nomeação;
- atos de designação;
- progressões;
- outros registros funcionais.
Os documentos podem ser baixados individualmente ou, conforme as funcionalidades disponíveis no sistema, em conjunto.
– Boletim de Pessoal da PRORH
O Boletim de Pessoal da PRORH possui registros disponíveis a partir de janeiro de 2008.
Entre os atos disponíveis encontram-se:
- Auxílio Funeral;
- afastamento inferior a 15 dias – Sistema Arcos UFMG;
- Diárias e Passagens;
- Portaria de Designação de Substitutos Eventuais;
- Portaria de Progressão por Mérito.
Acesso:
https://www.ufmg.br/prorh/noticia/manuais/
– SEI/UFMG
Também é possível localizar documentos como ofícios, portarias e atas de eleição por meio do SEI/UFMG.
Após acessar o Minha UFMG e entrar no SEI: Pesquisa → Texto para Pesquisa
No campo, recomenda-se inserir o nome completo do servidor, sem acentos ou til.
Quando conhecido, o resultado também pode ser refinado pelo campo “Tipo do Documento”.
Alguns documentos mais recentes podem não aparecer na pesquisa em razão do nível de acesso atribuído pelo órgão ou unidade que os produziu. Portanto, a ausência de resultado não significa necessariamente que o documento não exista.
Também podem ser consultadas as Publicações Eletrônicas disponíveis na página do SEI/UFMG:
Acesso: https://sei.ufmg.br/
Caminho: Documentos → Publicações Eletrônicas
No campo “Texto para Pesquisa”, digitar o nome do servidor.
– Diário Oficial da União – DOU
Atos publicados no Diário Oficial da União também podem ser pesquisados diretamente pelo interessado.
Acesso: https://www.in.gov.br/leiturajornal
Para realizar a pesquisa:
- digite o nome completo;
- abra “Pesquisa avançada”;
- em “Tipo de pesquisa”, selecione “Resultado exato”;
- clique em “Pesquisar”.
– SIAFI e SCDP
As declarações relativas à atuação nos sistemas SIAFI e SCDP devem ser solicitadas diretamente ao Departamento de Contabilidade e Finanças – DCF/PROPLAN:
SIAFI – Divisão de Contabilidade
dcf-dc@dcf.ufmg.br
SCDP – Divisão de Análise e Controle
dcf-dac@dcf.ufmg.br
Na solicitação, deverão ser informados:
- nome completo;
- CPF;
- matrícula SIAPE;
- cargo;
- perfis de atuação no respectivo sistema.
– Atividades de extensão
Para atividades de extensão, deve-se consultar inicialmente o Sistema de Informação da Extensão – SIEX:
Minha UFMG → Sistemas → Aplicações Acadêmicas → SIEX
Caso o relatório identifique nominalmente o servidor e sua participação, ele poderá ser utilizado como documento comprobatório.
Quando a informação necessária não constar do relatório, a declaração deverá ser solicitada ao CENEX responsável pela atividade.
Centro de Extensão – CENEX/IGC
cenex@igc.ufmg.br
(31) 3409-7506
– Pesquisa e Sistemas de Fomento
Também é possível obter declarações nos Sistemas de Fomento da Pesquisa e da Extensão:
Minha UFMG → Sistemas → Aplicações Acadêmicas → Sistema de Fomento
Núcleo de Apoio à Pesquisa – NAPq/IGC
napq@igc.ufmg.br
(31) 3409-7506
– Semana do Conhecimento
Os certificados estão disponíveis no Sistema da Semana do Conhecimento:
https://aplicativos.ufmg.br/conhecimento/semana
– Pasta funcional
Os documentos integrantes da pasta funcional deverão ser solicitados diretamente à Seção de Pessoal do IGC, conforme o fluxo de atendimento estabelecido pelo setor.
– Ofícios de indicação de substitutos eventuais anteriores a março de 2020
Os ofícios de indicação de substitutos eventuais referentes a março de 2020 e períodos anteriores foram reunidos em pasta específica para consulta.
Em razão do grande número de servidores constantes em cada ofício, esses documentos não foram relacionados individualmente no levantamento realizado pela Secretaria Geral.
Os servidores que tenham atuado como substitutos eventuais nesses períodos deverão consultar diretamente a pasta:
https://drive.google.com/drive/folders/1isjEg2wXFn5dungmL2-hJ8_ekHbtBZrF?usp=sharing
4. Solicitação de portarias, atas e demais atos à Secretaria Geral
Após consultar seus arquivos pessoais e os sistemas indicados nesta página, caso o documento ainda não tenha sido localizado, a solicitação poderá ser encaminhada à Secretaria Geral.
O pedido deverá informar, sempre que possível:
- qual documento está sendo procurado;
- tipo de ato;
- atividade, função, comissão ou representação correspondente;
- período ou data aproximada;
- outras informações que possam auxiliar na pesquisa.
Devem ser evitadas solicitações genéricas de busca de toda a documentação funcional.
Quando houver mais de um documento a ser solicitado, recomenda-se que os pedidos sejam reunidos em uma única mensagem.
5. Solicitação de declarações à Secretaria Geral/Diretoria
Quando a atividade não puder ser comprovada pelos documentos já existentes e houver necessidade de declaração institucional, o servidor deverá apresentar informações suficientes para sua elaboração.
A solicitação deverá conter, conforme o caso:
- descrição da atividade realizada;
- período ou datas;
- setor, comissão, projeto, função ou atividade relacionada;
- função desempenhada;
- demais elementos relevantes.
Sempre que possível, deverão ser encaminhados documentos que auxiliem na confirmação das informações, como:
- e-mails institucionais;
- atas;
- relatórios;
- certificados;
- comunicações;
- registros de sistemas;
- outros documentos institucionais.
Esse cuidado é especialmente importante para atividades antigas ou que não possuam registro completo nos arquivos da Unidade.
A Secretaria Geral somente poderá declarar informações que possam ser verificadas institucionalmente.
6. Ordem de atendimento
As solicitações de documentos e declarações são atendidas de acordo com a ordem de recebimento, observados os critérios adotados para organização do atendimento documental da Secretaria Geral do IGC.
São priorizadas as demandas dos servidores ativos em exercício no IGC que não estejam em estágio probatório.
As solicitações de servidores:
- removidos para outras unidades;
- em estágio probatório;
- cedidos a outros órgãos;
- aposentados;
- ex-servidores da UFMG
serão atendidas posteriormente às demandas dos servidores ativos em exercício na Unidade.
Solicitações duplicadas enquanto o pedido anterior ainda estiver em atendimento devem ser evitadas, pois não alteram a posição na fila e dificultam o controle do fluxo.